Tập huấn kỹ năng lập kế hoạch cho Caritas giáo xứ

Ngày thứ nhất:

Lúc 9h30, Thứ Sáu ngày 29/12/2017 tại Trung Tâm Mục Vụ Giáo phận Bắc Ninh, Ban BAXH-Caritas Bắc Ninh đã khai mạc khóa tập huấn:“Kỹ Năng Lập Kế Hoạch” cho Ban Điều Hành của Caritas các Giáo xứ thuộc Giáo phận Bắc Ninh với 85 thành viên. Khóa tập huấn được diễn ra trong 3 ngày, từ 29-31/12/2017 dưới sự hướng dẫn của Giảng viên: Sr. Anna Nguyễn Thụy Diễm Hương-CND.

Mặc dù thời tiết mưa và giá lạnh nhưng ngay từ sáng sớm các tham dự viên bao gồm những thành viên trong ban phục vụ của các Caritas Giáo xứ đã hiện diện một cách đông đủ. Đúng 9h30, thứ 6 ngày 29/12/2017, Cha Giám đốc Fx. Bùi Quang Thuận đã chia sẻ về bối cảnh chung của các Caritas Giáo xứ trong hiện tại. Sau khi chia sẻ lý do và mục đích của khóa học, Cha Giám đốctuyên bố khai mạc khóa tập huấn.

Đề tài của khóa học “Kỹ Năng Lập Kế Hoạch” mang tính khô cứng nhưng ngay từ đầu giờ ngày thứ nhất, Soeur Giảng viên đã hướng dẫn, sắp xếp cho các tham dự viên ngồi thành từng nhóm theo Giáo xứ. Các Caritas mới thành lập sẽ ngồi chung với nhóm Caritas của các Giáo xứ đã được thành lập trước để chia sẻ, hỗ trợ cho nhau. Qua những câu chuyện thực tế trong đời thường, Soeur giảng viên đã khéo léo đưa các tham dự viên bước vào giờ học chính. Với tính cách hài hước dí dỏm, Soeur giáo đã dùng những trò chơi mang tính truyền đạt kiến thức về kỹ năng lập kế hoạch khiến cho các tham dự viên rộn lên những tiếng cười xua tan sự e dè lạ lẫm đối với các thành viên trong lớp tạo nên một tình thân trong gia đình Caritas đầy mến thương để rồi mỗi tham dự viên thể hiện một sự hào hứng sẵn sàng bước vào từ tiết học đầu tiên cũng như trong hai ngày kế tiếp của khóa tập huấn đầy căng thẳng và thách đố.

Với phương châm: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, Seour giảng viên giúp các tham dự viên cùng nhìn lại cách thức mà Caritas các Giáo xứ đã thực hiện những hoạt động của mình như thế nào trong một xã hội còn rất nhiều anh chị em đói nghèo về vật chất lẫn tinh thần. Buổi học căng thẳng đan xen với những trò chơi làm cho các tham dự viên cảm thấy được thư giãn lại thêm phần tự tin, sáng tạo và năng động trong cách học của nhóm cũng như của cá nhân.

Vượt qua những khó khăn căng thẳng của ngày học đầu tiên, các thành viên cùng nhau chia sẻ, phân tích và đã nhận ra đâu là điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức đối với Caritas Giáo xứ hiện nay mà mình cần phải đối diện.Dưới sự hướng dẫn của Seour giảng viên, các nhóm thuộc các Caritas Giáo xứ liệt kê ra những công việc đã thực hiện trong năm 2017. Đó là tiền đề cho buổi học tiếp theo của đề tài: “Kỹ Năng Lập Kế Hoạch”.

Kết thúc ngày tập huấn, buổi tối các tham dự viên cùng tham dự Thánh lễ truyền chức phó tế của quý thầy trong tình Gia Đình Giáo Phận thân thươngtại nhà thờ Chính Tòa Bắc Ninh.

Ngày thứ hai:

Khởi đầu ngày thứ 2 của khóa tập huấn, Thứ 7 ngày 30/12/2017, lúc 5h30 Cha Phanxico X. Bùi Quang Thuận-Giám đốc Caritas Giáo phận cùng với Quý Soeur Quý thầy và các tham dự viên trong bầu khí linh thiêng của những giây phút đầu ngày mới cùng nhau quy tụ để hiệp dâng Thánh lễ xin ơn Chúa thánh hóa cho ngày học. Đồng thời xin Ngài ban sức khỏe, ơn khôn ngoan để các tham dự viên có thể đón nhận những kiến thức được Soeur giáo truyền đạt hầu có thể hoàn thành chương trình của khóa học cách tốt đẹp nhất.

Bước sang ngày thứ 2 của khóa tập huấn “Kỹ Năng Lập Kế Hoạch”, để các Caritas Giáo xứ có thể lên kế hoạch thực hiện cho một năm, Sr. Diễm Hương CND-Giảng viên của khóa tập huấn hướng dẫn cho các tham dự viên về mặt lý thuyết theo từng bước:

Xác định vấn đề để thấy rõ vấn đề cần giải quyết là gì? Mức độ ảnh hưởng đến cá nhân, gia đình, cộng đồng, xã hội? Nguyên nhân, hậu quả và tìm ra giải pháp thích hợp để giải quyết vấn đề.
Xác định mục tiêu để thấy được chúng ta đang ở đâu? Và chúng ta sẽ đi về đâu? Nếu như mục tiêu là điều chúng ta phấn đấu đạt được thông qua những hoạt động với nguồn nhân, tài, vật lực sau đó trong khoảng thời gian nhất định thì chắc chắn “chúng ta không thể làm tốt một điều gì nếu như không biết trước là mình sẽ phải làm gì”(Macarenko).
Xác định các hoạt động cho từng mục tiêu được đưa ra và xây dựng tiến trình thực hiện dựa trên 5W và 1H: What? (Làm gì?) Why? (Tại sao phải làm?) Where? (Ở đâu?) When? (Khi nào làm?) Who? (Ai làm?) How? (Làm như thế nào).
Xác định các nguồn lực bởi vì chỉ có nguồn lực mới làm cho kế hoạch được khả thi. Trong đó nguồn lực bao gồm 5 yếu tố (5M): Man=nguồn nhân lực; Money=tiền bạc; Material=nguồn vật liệu/ hệ thống cung ứng; Machine=máy móc/ công nghệ; Method=phương pháp làm việc.
Xác định các thời hạn/ tiến độ thực hiện dựa trên phương pháp PERT để lập mạng lưới sơ đồ những công việc, qua đó chúng ta sắp xếp các công việc ưu tiên: Đâu là việc cần phải làm trước, đâu là công việc sẽ làm sau, và những công việc nào sẽ phải thực hiện cùng một thời điểm, đâu là thời điểm bắt đầu và đâu là thời điểm kết thúc?
Xác định cơ chế đánh giá dựa trên Giản đồ Gantt các tham dự viên sẽ thực hiện việc kiểm chứng dựa trên những câu hỏi: Làm thế nào để xác định mọi thành viên có làm việc? Làm sao chứng minh được những việc đã làm? Và có những bằng chứng gì giúp khẳng định ta đã đạt được mục tiêu?

Bên cạnh việc hướng dẫn lý thuyết Sr. Giảng Viên còn đưa ra những ví dụ minh họa sao cho các tham dự viên hiểu được bài học để lên một chương trình, một kế hoạch thực hiện cho Caritas của từng Giáo xứ trong thời gian 1 năm.

Để có thể thực hiện được kế hoạch hoạt động cho một năm, đòi hỏi các thành viên trong Ban Điều hành cần cótâm huyết, có nghệ thuật để mời gọi sự cộng tác của tất cả các thành viên Caritas Giáo xứ cùng tham gia đó là vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự. Trong lãnh vực này Soeur giáo đã mượn câu nói của Gia Cát Lượng được trích trong tác phẩm“Phép Dụng Nhân” của ông để gửi đến các tham dự viên của khóa tập huấn:

“Cho việc khó để thử tài

Hỏi lúc vội vàng để xem trí

Cho đi xa để xem trung

Cho ở gần để xem kính

Cho vật chất để xem nhân

Cho chén say để xem tính khí”.

Sau đó,Sr. Giảng Viên cũng hướng dẫn cho các tham dự viên lập kế hoạch về tài chính sao cho các hoạt động được đưa ra sẽ ứng với phần tài chính mà Caritas Giáo xứ có hay phải vận động thêm để kế hoạch của Caritas Giáo xứ đã đề ra cho cho 1 năm được hoàn thành và mang lại hiệu quả tốt đẹp nhất.

Bài tập mỗi lúc một khó, hơn nữa đây là lần đầu tiên các thành viên Caritas Giáo xứ được học hỏi và phải thực hiện việc lập kế hoạch cho 1 năm. Tuy nhiên với sự hướng dẫn tận tình của Sr. Giảng Viên, sau 2 ngày học hỏi từ Soeur giáo cũng như học hỏi từ các Caritas giáo xứ bạn, mỗi nhóm đã lập được bản kế hoạch hoạt động kèm theo kế hoạch tài chính của năm 2018 cho Caritas Giáo xứ của mình.

Ngày thứ 2 của khóa tập huấn kết thúc bằng việc Caritas các Giáo xứ trình bày phần kế hoạch hoạt động song song với kế hoạch tài chính năm 2018 với Cha Giám đốc Caritas Giáo phận. Bảng kế hoạch là kết quả của 2 ngày làm việc đầy những thách đố và căng thẳng của cả Cô và Trò nhưng đó lại là niềm vui đối với mỗi người hiện diện trong khóa học.vì từ đây phương pháp lập một bảng kế hoạch không còn là một câu nói trừu tượng khó hiểu nhưng là một công việc cụ thể và rất thiết thực đối với mỗi Caritas Giáo xứ.

Sau khi lắng nghe những bản kế hoạch hoạt động cũng như kế hoạch tài chính của Caritas từng Giáo xứ, cha Giám đốc có đề nghị sau khóa học các Caritas Giáo xứ sẽ nộp cho Caritas Giáo phận một bản kế hoạch hoạt động trong đó có cả kế hoạch tài chính. Đồng thời kể từ đây, mỗi năm Caritas Giáo xứ sẽ gửi về Caritas Giáo phận một bản kế hoạch hoạt động bao gồm cả kế hoạch tài chính kèm với bản báo cáo tổng kết cuối năm của Caritas Giáo xứ.

Những băn khoăn của Caritas Giáo xứ về vấn đề: Làm sao để có được nguồn quỹ cho Caritas thực hiện các hoạt động bác ái? Đây cũng là câu hỏi được đặt ra cho mỗi Caritas Giáo xứ. Do vậy, cha Giám đốc đề nghị với Sr. Giảng viên sẽ tiếp tục hướng dẫn các Caritas về cách thức gây quỹ. Đây là một trong những đề tài mà mỗi thành viên trong khóa học đều mong đợi và sẽ được Sr. Giảng Viên chia sẻ vào ngày thứ 3 cũng là ngày sẽ kết thúc khóa tập huấn.

Ngày thứ ba:

Chúa Nhật, ngày 31/12/2017 lúc 8h00 Soeur Anna Nguyễn Thụy Diễm Hương (CND)- Giảng viên tiếp tục hướng dẫn các thành viên trong Ban Điều Hành Caritas các Giáo xứ trong Giáo phận về kỹ năng lập kế hoạch. Để hỗ trợ cho việc thực hiện các hoạt động trong kế hoạch đã đề ra, các tham dự viên tiếp tục được tham khảo và học hỏi thêm một số hoạt động gây quỹ để có thể thực hiện các hoạt động cách dễ dàng hơn.

Khởi đầu ngày thứ 3 của khóa tập huấn. Cha Giám đốc cùng Quý Soeur, Quý thầy và Quý tham dự viên lại được quy tụ quây quần bên nhau để hiệp dâng Thánh lễ trong tâm tình tạ ơn Thiên Chúa và Mẹ Maria đã ban cho khóa học được diễn ra thành công và mang lại hiệu quả rất tốt đẹp.

Có thể nói việc gây quỹ cho hoạt động bác ái tại các Giáo xứ trong Giáo phận vẫn còn đang là một vấn đề khiến cho mỗi Caritas Giáo xứ rất băn khoăn, nhiều khi đó lại là một trở ngại lớn cho việc lập kế hoạch của các Caritas Giáo xứ.Trong buổi học về đề tài “Gây Quỹ” Soeur Giảng Viên mời gọi các thành viên của Caritas mỗi Giáo xứ chia sẻ về cách thức gây quỹ cho Caritas Giáo xứ mình.Để thêm phần sôi động, Soeur giáo yêu cầu mỗi Caritas Giáo xứ tìm ra một cách gây quỹ và diễn tả bằng ngôn ngữ không lời.Sau khi được Soeur giáo gợi ý, với sự linh động sáng tạo, chỉ sau ít phút ngắn ngủi mỗi Caritas Giáo xứ đã tìm ra cách để gây quỹ cho Giáo xứ mình. Các tham dự viên dù lớn tuổi hay trẻ tuổi đều hướng về mục đích xây dựng Caritas Giáo xứ được phát triển mạnh mẽ bằng những hoạt động phong phú qua đó đóng góp vào Gia đình Caritas Giáo phận những bông hoa bác ái yêu thương. Điều đó được thể hiện ra trên khuôn mặt mỗi tham dự viên hăng say diễn tả những hoạt động gây quỹ bằng ngôn ngữ không lời, bằng cử chỉ hành động như: Thu gom ve chai, tăng gia sản xuất, bán sản phẩm thủ công mỹ nghệ, bỏ thùng tiền tiết kiệm, nấu ăn thuê, đổi bình nước sạch, đi làm mướn,….

Mỗi Caritas Giáo xứ sau khi tham gia khóa học đã xây dựng cho Caritas Giáo xứ của mình một bản kế hoạch hoạt động kèm theo với kế hoạch tài chính và bản kế hoạch này sẽ được thực hiện ngay trong năm 2018. Đồng thời các Caritas Giáo xứ cũng đã tìm ra và chọn lựa cho mình một cách thức gây quỹ và tiếp tục lập kế hoạch thực hiện cho việc gây quỹ.Ngày thứ 3 cũng là ngày cuối cùng của khóa tập huấn, các tham dự viên rất phấn khởi vì đã vượt qua được những chặng đường khó khăn trong ba ngày để chính ban điều hành các Caritas Giáo xứ có được thành quả là một bản kế hoạch hoạt động và kế hoạch tài chính cho cả một năm 2018. Bên cạnh đó, Quý vị trong ban điều hành còn có thể sử dụng thêm những kỹ năng như quản lý nguồn nhân lực, vật lực, quản lý nguồn tài chính… hầu đáp ứng cho việc phục vụ cách hiệu quả nhất.

Kết thúc khóa tập huấn vị đại diện lớp học bày tỏ lòng biết ơn Cha Giám đốc và văn phòng Caritas Giáo phận đã tổ chức khóa tập huấn với đề tài thật quan trọng và ý nghĩa.Đồng thời các tham dự viên cũng gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Soeur giáo đã nhiệt tình, bằng mọi cách để các tham dự viên có thể hiểu được nội dung chi tiết của từng đề tài mà Soeur muốn truyền đạt.Để rồi từ chỗ các tham dự viên là những Quý vị trong ban điều hành đã nhận ra từ trước đến nay chỉ làm việc một cách tự do, gặp dịp thì làm mà không có một kế hoạch rõ ràng để thực hiện các hoạt động cho Ban của mình. Qua khóa học các tham dự viên đều bày tỏ niềm vui và sự tự tinhơn vì chính họ có thể áp dụng việc lập kế hoạch cho Hội Đoàn, cho cả gia đình và cá nhân của họ nữa.

Trước khi chia tay ra về, Cha Giám đốc Phanxico đã bày tỏ lòng tri ân đến Soeur Giảng viên Anna đã thu xếp công việc và tận tình hướng dẫn cho các học viên. Qua các tham dự viên hiện diện trong khóa học, cha cũng gửi lời cảm ơn đến Quý Cha xứ đã quan tâm tạo điều kiện để các thành viên Caritas trong ban điều hành đến tham dự khóa tập huấn. Sau cùng cha cũng cảm ơn chính các tham dự viên đã hy sinh thời gian công sức đến để tham dự khóa tập huấn quan trọng này.Đồng thời nhiệt thành học hỏi, cộng tác với nhau trong những ngày tập huấn với tinh thần hy sinh phục vụ để cho khóa tập huấn được thành công tốt đẹp. Cha cũng nhắc nhớ cho các Caritas Giáo xứ từ năm 2018sẽ bắt đầuthực hiện lên kế hoạch và báo cáo hàng năm với Caritas Giáo phận một cách có khoa học. Để kết thúc, Cha cũng cầu chúc cho các tham dự viên cùng với gia đình luôn được bình an, hạnh phúc trong tình yêu của Chúa.